Reuniões de trabalho são uma importante ferramenta para os negócios. São esses encontros os responsáveis pelo andamento das empresas e ideias geniais podem surgir nesses momentos.
Como organizar uma reunião de negócios
Segundo a etiqueta empresarial, o organizador da reunião precisa ter em mente que sua função é otimizar o tempo dos que participam, portanto algumas orientações podem facilitar a execução desses encontros.
Número de pessoas
Esse é um ponto que define vários outros. O espaço necessário para receber as pessoas deve ser levado em conta. Para um grupo pequeno uma sala é o suficiente. Para um grupo grande, uma sala de conferências ou um auditório são recomendados.
Providencie papel, caneta, água e equipamentos necessários como audiovisual, bloco de cavalete, etc.
Assunto e objetivo
Este é outro tópico importante. A etiqueta empresarial diz que dependo do assunto, a reunião pode ser feita em um ambiente mais ou menos formal. Se for só entre as pessoas do alto escalão, deve ser mais formal e com aspectos mais sofisticados desde os acessórios até o que será servido.
Convite, segundo a etiqueta empresarial:
• Reuniões frequentes dentro da empresa podem ser feitos por e-mail ou circulares;
• Reuniões que envolvem pessoas de outras empresas, o convite deve ser impresso e enviado com certa antecedência para que as pessoas possam se organizar. O RSVP (“Répondez s’il vous plait” – Responda, por favor) deve constar no convite, para que elas confirmem sua presença e assim você possa organizar melhor os lugares necessários e todos os detalhes;
• O convite deve ter: quem, o que, onde, porque, quando e o horário. É interessante que seja colocado o horário de cada apresentação, assim como coffee break, almoço, happy hour e jantar se fizerem parte do encontro;
• O convidado deve saber o que o espera, para se organizar;
- Também informações sobre estacionamento, como chegar ao local e necessidade de crachá devem estar no convite;
- Se um palestrante importante for fazer uma apresentação, deverá constar referência sobre ele no convite.
Como se comportar em uma reunião de negócios
As regras de etiqueta empresarial são as mesmas das regras de educação e valem em qualquer lugar e para uma reunião também. Vamos lembrar de algumas destas regras:
• Não conversar durante a apresentação;
• Fazer perguntas somente quando o palestrante autorizar;
• Desligar o celular;
• Não levar comida ou bebida para a sala, como os itens do coffee break, por exemplo;
• Não querer chamar a atenção, fazendo perguntas que você julgue inteligente;
• Respeitar o ponto de vista dos outros;
• Trajar-se adequadamente para a ocasião;
• Aproveitar e assimilar todas as informações, que serão importantes em sua vida profissional;
• Fazer e consolidar seu networking.
Toda reunião é sempre muito importante e tem um objetivo. Os convidados devem saber qual é este objetivo e o tempo previsto para sua duração.
A pessoa responsável pelo planejamento, segundo a etiqueta empresarial, tem em suas mãos uma grande tarefa.
• Fazer com que ela seja agradável, produtiva e que alcance o seu propósito;
• Para isso, é necessário planejamento e conferência de todos os itens, para não esquecer nada. Um detalhe negligenciado pode por todo o evento a perder;
• O conforto dos participantes deve ser priorizado. Um ar condicionado em temperatura agradável, cadeiras confortáveis, água, boa visibilidade do palestrante e da apresentação em si.
Tudo somado traz à audiência a disponibilidade positiva para aproveitar e assimilar o que esse encontro tem a oferecer.
