Atualmente com o celular, o telefone do escritório deve ser usado apenas para fazer e receber ligações relacionadas ao trabalho. Devemos seguir as regras da etiqueta empresarial quando utilizarmos o telefone, pois isso demonstra educação e profissionalismo.
Tom de voz
- Seja atendendo ao telefone comercial ou celular, o tom de sua voz deve ser na altura suficiente para que a pessoa do outro lado da linha possa ouvi-lo. Ninguém está interessado nos seus assuntos ou na sua vida. É extremamente desagradável ouvir alguém falando ao telefone em voz alta. Deselegante e acima de tudo fere as boas maneiras e as normas de etiqueta empresarial.
Identifique-se ao telefone e sorria
- Quando atender uma ligação sempre diga seu nome e o departamento sorrindo. O sorriso pode ser ouvido (o tom de voz se modifica) e a pessoa se sentirá bem recepcionada.
Quando a pessoa não estiver
- Quando ligar para alguém e ela não estiver sempre deixe uma mensagem com seu nome, assunto e com algum detalhe se necessário. Quando a pessoa retornar poderá inclusive já ter uma solução.
Respostas às ligações
- A etiqueta empresarial recomenda que se retorne todas as ligações. Se não deseja falar com a pessoa ligue quando ela não estiver, na hora do almoço, por exemplo e deixe um recado. Assim você terá feito sua parte, de acordo com a etiqueta empresarial.
E-mails e sites
- O mesmo serve para os e-mails. Responda-os sempre. E-mails com questões ou convites merecem uma resposta, isto faz parte das boas maneiras e da etiqueta empresarial. Quando você está trabalhando deve ter sua atenção canalizada para os assuntos do trabalho;
- Não desvie sua atenção com assuntos particulares, pois demonstram falta de compromisso com o trabalho. Isso conta pontos negativos na análise a seu respeito.
Adéque-se à sua empresa
- Dependendo do tipo de trabalho e empresa, as coisas são mais flexíveis. Adéque seu comportamento ao estilo do seu emprego e a imagem que você estará passando será muito positiva dentro da etiqueta empresarial.
Toque do telefone celular sempre silencioso
- A etiqueta empresarial tem uma regra que diz: preferencialmente o celular deve estar programado para vibrar, assim ao tocar, chama apenas a sua atenção. Se estiver em uma reunião esta também é uma regra de boas maneiras;
- Caso esteja ao telefone resolvendo um assunto comercial, o tempo utilizado deve ser o necessário para a solução do que está em questão;
- Em uma ligação particular não se estenda. Se a pessoa do outro lado da linha não lhe dá uma oportunidade para desligar, siga as normas da etiqueta empresarial e educadamente diga que precisa desligar o telefone e que, quando puder você retorna para continuarem a conversa. Tendo esta atitude no que diz respeito ao telefone, seus amigos vão se adaptar e só ligarão fora do horário de trabalho.
Toque com som
- Procure usar uma altura adequada para o som do seu telefone celular para que só você ouça e não todos que estão no prédio;
- Se preferir que o toque de seu celular seja uma música siga as regras de etiqueta empresarial e das boas maneiras: escolha uma musica discreta, pois ela diz muito da sua personalidade;
- Não estrague com estes detalhes a imagem que você quer passar para os outros. Conservar uma postura séria e de organização só trará lucros para você;
- O telefone celular alheio está tocando e seu dono não está no local? A etiqueta empresarial recomenda que você o deixe tocar, mesmo que o som seja desagradável. Telefone Celular é um artigo pessoal e não deve ser atendido por outra pessoa, sem a autorização do dono.
